Quanto custa uma falta no salão — e como reduzir

Quando cliente falta, a reação mais comum é dar de ombros: acontece. E acontece mesmo. O problema é que uma falta aqui, outra ali, somadas no fim do mês, podem virar um valor que ninguém no salão aceitaria perder de uma vez só.

Este artigo propõe uma conta simples, feita com os números do seu salão, para enxergar esse valor. Depois, mostra o que dá para fazer para que ele diminua.

Por que a falta custa mais do que parece

Horário de salão não se guarda. Uma cadeira vazia às dez da manhã de terça não pode ser vendida na sexta. Quando cliente não aparece, o salão perde o valor daquele serviço e, muitas vezes, perde também o atendimento que teria feito no lugar, porque recusou alguém achando que a agenda estava cheia.

Há ainda o custo que não aparece na conta: o profissional que se preparou, separou material e ficou parada esperando. Esse tempo também é dinheiro, e também desanima.

A conta, com os seus números

Você só precisa de dois números, e os dois saem da sua própria agenda. O primeiro é o preço médio de um atendimento no seu salão. O segundo é quantas faltas acontecem, em média, numa semana. Com eles, a conta é esta:

• Preço médio do atendimento × faltas por semana × 4,3 = quanto as faltas custam no mês.

O 4,3 é só o número de semanas que cabem num mês, em média. Ele transforma a conta da semana na conta do mês.

Um exemplo inventado, só para mostrar a conta funcionando: um salão com preço médio de R$ 60 e três faltas por semana. Fica 60 × 3 × 4,3, que dá R$ 774 no mês. Agora troque pelos seus números. O resultado é o seu, e é ele que importa.

Se preferir não fazer a conta no papel, a calculadora de faltas da página inicial faz exatamente essa multiplicação: é só informar o preço médio e as faltas por semana.

Como descobrir os seus números

Se você não sabe de cabeça quantas faltas tem por semana, não chute. Durante duas ou três semanas, anote cada falta: dia, horário, serviço e cliente. Ao fim, some e divida pelo número de semanas. O preço médio sai do mesmo jeito: some o que entrou com os atendimentos de uma semana e divida pela quantidade de atendimentos.

Essa anotação já ajuda por si só. Muitas vezes ela mostra um padrão: faltas concentradas num dia da semana, num horário específico, num tipo de serviço ou nos agendamentos feitos com muita antecedência.

Separe a falta do cancelamento em cima da hora

Falta é quando ninguém aparece e ninguém avisa. Cancelamento em cima da hora é quando avisam, mas sem tempo de colocar outra pessoa. Os dois esvaziam a cadeira, mas têm remédios diferentes. A falta se combate com lembrança e com facilidade para avisar. O cancelamento tardio se combate com uma regra de prazo clara.

Como reduzir as faltas

A maior parte das faltas não é descaso. É esquecimento, imprevisto, ou a dificuldade de avisar. Por isso, as medidas que funcionam são as que facilitam a vida de quem marcou:

• Lembre do horário no dia anterior, com dia, hora e serviço, de um jeito curto e gentil.
• Deixe cliente remarcar ou cancelar sozinho pelo celular, sem precisar ligar nem esperar resposta.
• Combine um prazo de cancelamento na hora de marcar, e não só quando o problema aparece.
• Para quem marcou com muita antecedência, peça uma confirmação alguns dias antes.
• Marque o próximo horário na saída, com a data ainda fresca na cabeça de quem vai voltar.
• Registre as faltas na ficha de cada cliente, para perceber quem precisa de mais atenção.

E quem falta sempre?

Uma falta isolada é imprevisto. Várias seguidas pedem conversa. Com o histórico anotado, dá para tratar cada caso com justiça: lembrar com mais antecedência, oferecer horários em que a pessoa costuma conseguir ir ou, em último caso, pedir um sinal nos próximos agendamentos. O importante é que a conversa seja educada e reservada, nunca uma exposição.

Refaça a conta depois de um mês

Depois de colocar essas medidas em prática, anote as faltas por mais algumas semanas e refaça a mesma conta. Comparar o antes e o depois, com os números do seu próprio salão, mostra o que funcionou melhor do que qualquer promessa de fora.

Como o QualDia ajuda

No QualDia, cliente marca pela página de agendamento do salão e pode remarcar ou cancelar sozinho pelo link, dentro do prazo que você definir, o que devolve o horário para a agenda a tempo. As faltas ficam registradas na ficha de cada cliente, e o relatório do mês ajuda a acompanhar os números sem precisar de caderno.